حسابدارها به دلیل درستی از مهاجرت می‌ترسند: یک سند گم‌شده یعنی یک تراز که نمی‌خورد، و ترازی که نمی‌خورد یعنی روزها جست‌وجو. این راهنما همان مسیری است که ما برای مشتریان حسابداری ابری ایده‌پو طی می‌کنیم، و یک قاعده‌ی ساده دارد: تا تراز افتتاحیه با نرم‌افزار قبلی یکی نشده، هیچ‌چیز خاموش نمی‌شود.
جواب کوتاه
مهاجرت پنج قدم دارد: انتخاب نقطه‌ی برش، خروجی از نرم‌افزار قبلی، ورود اشخاص و حساب‌ها و مانده‌ها، تطبیق تراز افتتاحیه، و یک دوره‌ی موازی کوتاه. معمولاً یک تا سه روز کاری، و بهترین زمانش اول یک دوره‌ی مالی است.
قدم 1: نقطه‌ی برش
اول ماه یا اول سال مالی. تا آن تاریخ همه‌چیز در نرم‌افزار قبلی ثبت و بسته می‌شود؛ از آن تاریخ به بعد در ابری. برش وسط دوره ممکن است ولی تطبیق را سخت‌تر می‌کند.
قدم 2: خروجی
از نرم‌افزار قبلی سه چیز لازم است: اشخاص (مشتری، تأمین‌کننده، پرسنل)، کدینگ حساب‌ها (کل، معین، تفصیلی) و مانده‌ی حساب‌ها در تاریخ برش. اگر خروجی اکسل می‌دهد، کافی است. اگر نمی‌دهد، گزارش تراز آزمایشی تفصیلی را چاپ‌مانند خروجی بگیرید؛ از همان وارد می‌کنیم.
قدم 3: ورود
اشخاص و کدینگ اول، بعد مانده‌ها به‌شکل سند افتتاحیه. کدینگ را همان‌طور که بود نگه دارید؛ تغییر کدینگ را به بعد از مهاجرت موکول کنید تا دو تغییر هم‌زمان نداشته باشید.
قدم 4: تطبیق تراز افتتاحیه، نقطه‌ی توقف
تراز آزمایشی نرم‌افزار جدید در تاریخ برش باید ریال به ریال با نرم‌افزار قبلی یکی باشد. تا یکی نشده، جلو نروید. مغایرت‌های معمول: حساب‌های تفصیلی که در خروجی جا افتاده‌اند، مانده‌های ارزی، چک‌های در جریان.
قدم 5: دوره‌ی موازی
یک تا دو هفته اسناد را در هر دو ثبت کنید و آخر هفته تراز را مقایسه کنید. این هزینه‌ی دوبار ثبت را دارد و ارزشش را دارد: اگر اختلافی هست، این‌جا پیدا می‌شود نه در اظهارنامه.
چه چیزی را نباید منتقل کرد
سوابق سال‌های گذشته را سند به سند منتقل نکنید؛ آرشیو نرم‌افزار قبلی را نگه دارید و فقط مانده‌ها را بیاورید. انتقال کل تاریخچه مهاجرت را چند برابر می‌کند و برای گزارش‌گیری لازم نیست.
بعد از مهاجرت
پشتیبان‌گیری روزانه خودکار است، ولی خروجی ماهانه‌ی خودتان را هم بگیرید، نه به خاطر بی‌اعتمادی، به خاطر عادت خوب. و اگر نرم‌افزار ابری‌تان امکان ورود از اکسل و تطبیق تراز را در خود ندارد و همه‌چیز «با پشتیبانی» انجام می‌شود، این را قبل از خرید بدانید.
دیدگاه‌ها
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است؛ اولین نفر باشید.