سه تفاوت اصلی پرتال سازمانی با سایت شرکتی
۱. نوع کاربران و سطح دسترسی
در سایت شرکتی کاربر به محتوای عمومی و یکسانی مثل خدمات، محصولات و اطلاعات تماس دسترسی دارند. اما در پرتال سازمانی متفاوت است، کاربران پس از ورود به حساب کربری مختص خود، بر اساس نقش و سطح دسترسی خود به امکانات متفاوتی دسترسی دارند. به عنوان مثال در پرتال، شهروند فرم درخواست را می‌بیند، کارشناس صف بررسی را، مدیر داشبورد تأیید را. هر نقش دسترسی خودش را دارد و رد ممیزی می‌گوید چه کسی چه چیزی را کِی دید.
برای نمونه، در پرتال شهرداری منطقه 15 تهران، بخش اطلاع‌رسانی برای عموم قابل مشاهده است؛ اما فرم‌ها و خدمات شهروندی برای کاربران واردشده و مراحل بررسی و تأیید برای کارکنان در نظر گرفته میشود.
۲. فرم‌های ساده یا فرآیندهای چندمرحله‌ای؟
در سایت شرکتی ثبت شماره و جمع آوری و رسیدگی به درخواست راحت است؛ برای سایت شرکتی، فرم تماس معمولاً اطلاعات کاربر را دریافت و برای شرکت ارسال می‌کند. اما در پرتال سازمانی، درخواست ثبت‌شده وارد یک فرآیند مشخص میشود؛ از ثبت و ارجاع به کارشناس گرفته تا بررسی، تأیید یا برگشت برای اصلاح و در نهایت بایگانی. در هر مرحله نیز مسئول انجام کار و سوابق تغییرات مشخص است.
۳. اتصال به نرم‌افزارها و سامانه‌های سازمانی
بسیاری از سازمان‌ها از قبل نرم‌افزارهایی برای حسابداری، اتوماسیون اداری یا مدیریت اطلاعات کارکنان دارند. پرتال سازمانی قرار نیست تمام این سیستم‌ها را از ابتدا بازسازی کند؛ بلکه در صورت فراهم بودن امکان فنی، به سامانه‌های موجود متصل میشود و دسترسی به خدمات و اطلاعات موردنیاز را در یک محیط واحد فراهم می‌کند.
این اتصال باعث میشود کاربران برای انجام امور مختلف مجبور نباشند بین چند نرم‌افزار جابه‌جا شوند. در واقع، یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های پرتال با یک سایت شرکتی معمولی، همین امکان یکپارچه‌سازی سامانه‌ها و مدیریت فرآیندهای سازمانی است.
انواع پرتال سازمانی بر اساس نوع کاربران و کاربرد آن‌ها
پرتال سازمانی بر اساس مجموعه ای که از آن استفاده میکنند و امکانات موردنیاز هر گروه، به چند دسته تقسیم می‌شوند.
سه نوع رایج از پرتال سازمانی:
۱. پرتال مشتریان و شهروندان
این نوع پرتال برای ارائه خدمات انلاین به مشتریان یا شهروندان طراحی میشود. پس از ورود به حساب کاربری ، کاربران میتوانند از امکاناتی مانند درخواست پیگیری، پرداخت، ارسال مدارک ، بدون نیاز به پیگیری تلفنی انجام دهند.
برای مثال، در پرتال مشتریان ایده‌پو، کاربران به اطلاعات قراردادها، مراحل تحویل پروژه، فاکتورها و تیکت‌های پشتیبانی خود دسترسی دارند و میتوانند وضعیت همکاری با شرکت را از طریق پنل اختصاصی دنبال کنند.
۲. پرتال کارکنان
پرتال کارکنان برای مدیریت امور داخلی سازمان استفاده میشود. ثبت درخواست مرخصی، مأموریت، مشاهده فیش حقوقی، تکمیل فرم‌های داخلی و دسترسی به اسناد سازمانی از جمله امکانات این نوع پرتال است.
برای نمونه، ماژول Portal در نرم‌افزار OnePlatform امکان متمرکز کردن این خدمات را در کنار اطلاعات منابع انسانی (HR) و در قالب یک پرونده برای هر کارمند فراهم می‌کند.
۳. پرتال تأمین‌کنندگان و نمایندگان
این پرتال ارتباط میان شرکت و تأمین‌کنندگان، نمایندگان فروش یا همکاران تجاری را مدیریت می‌کند. قابلیت هایی مانند مشاهده سفارش‌ها، بررسی صورت‌حساب‌ها، پیگیری تسویه‌ها و دسترسی به اطلاعات پورسانت را هم میتوانید در این نوع از پرتال داشته باشید.
برای مثال، پنل نمایندگان روبوکد با امکان محاسبه پورسانت، نمونه‌ای از این نوع پرتال است که دسترسی نمایندگان به اطلاعات مالی و عملکردی خود را ساده‌تر می‌کند.
چه زمانی سایت شرکتی به پرتال سازمانی نیاز دارد؟
هر سایتی با هدف معرفی خدمات و دریافت درخواست‌های مشتریان شروع میشود؛ اما با گسترش فعالیت شرکت، ممکن است امکانات یک سایت شرکتی دیگر پاسخ‌گوی نیازهای مجموعه نباشد. معمولاً زمانی به طراحی پرتال سازمانی نیاز پیدا می‌کنید که ارتباط با کاربران از یک فرم تماس ساده فراتر برود و لازم باشد اطلاعات، درخواست‌ها و فرآیندهای مختلف را به‌صورت متمرکز مدیریت کنید.
سه نشانه اصلی وجود دارد که نشان می‌دهد سایت شرکتی شما به یک پرتال سازمانی نیاز دارد:
۱. درخواست‌های کاربران به‌صورت دستی پیگیری می‌شوند.
اگر فرم‌های سایت فقط اطلاعات را به یک ایمیل ارسال میکنند و یکی از کارکنان باید درخواست‌ها را به‌صورت دستی بررسی و پیگیری کند، احتمالاً به یک سیستم منظم‌تر نیاز دارید. در پرتال سازمانی، هر درخواست می‌تواند ثبت، دسته‌بندی و به مسئول مربوطه ارجاع داده شود. همچنین کاربر می‌تواند بدون تماس تلفنی، وضعیت درخواست خود را مشاهده و پیگیری کند.
۲. کاربران مختلف به امکانات و اطلاعات متفاوتی نیاز دارند.
اگر مشتریان، کارکنان، نمایندگان یا مدیران مجموعه از یک سایت استفاده میکنند، اما هر گروه باید به اطلاعات و امکانات مخصوص خود دسترسی داشته باشد، ساختار معمول سایت شرکتی پاسخ‌گوی این نیاز نیست. پرتال سازمانی این امکان را فراهم می‌کند که هر کاربر پس از ورود به حساب خود، متناسب با نقش و سطح دسترسی‌اش به بخش‌های موردنیاز دسترسی داشته باشد.
۳. اطلاعات و خدمات مجموعه در چند نرم‌افزار پراکنده هستند.
گاهی اطلاعات موردنیاز مشتری یا کارمند در نرم‌افزار حسابداری، اتوماسیون اداری یا سامانه دیگری نگهداری میشود و برای دریافت هر پاسخ، باید با واحد مربوطه تماس بگیرد. پرتال سازمانی می‌تواند با اتصال به سامانه‌های موجود، دسترسی به اطلاعات و خدمات موردنیاز را در یک محیط واحد فراهم کند و وابستگی به پیگیری‌های تلفنی و دستی را کاهش دهد.
اگر یکی از این شرایط در مجموعه شما وجود دارد، احتمالاً سایت شرکتی فعلی دیگر پاسخ‌گوی تمام نیازهای کسب‌وکارتان نیست. البته همیشه لازم نیست همه‌چیز را از ابتدا بسازید. اگر ساختار فنی سایت فعلی قابلیت توسعه داشته باشد، می‌توان بخش‌های موردنیاز را به آن اضافه کرد و به‌تدریج آن را به یک پرتال سازمانی تبدیل کرد. در بسیاری از پروژه‌ها، این روش می‌تواند هزینه کمتری نسبت به طراحی یک پرتال کاملاً جدید داشته باشد.
هزینه طراحی پرتال سازمانی چقدر است؟
هزینه طراحی پرتال سازمانی به امکانات موردنیاز، تعداد کاربران و پیچیدگی فرآیندهای هر مجموعه بستگی دارد. برای مثال، یک پرتال با چند سطح دسترسی و فرم‌های ساده، هزینه متفاوتی نسبت به سامانه‌ای دارد که شامل گردش کار چندمرحله‌ای، داشبورد مدیریتی و اتصال به نرم‌افزارهای حسابداری، منابع انسانی یا اتوماسیون اداری است.
در شرکت ایده‌پو، هزینه طراحی و توسعه پرتال سازمانی از ۲۵۰ میلیون تومان شروع میشود. مبلغ نهایی پس از بررسی نیازهای سازمان و مشخص شدن امکانات موردنیاز، تعداد نقش‌های کاربری، فرآیندها و اتصال به سامانه‌های موجود برآورد خواهد شد.
از نظر زمان اجرا نیز، پروژه‌های پرتال سازمانی معمولاً بین ۸ تا ۱۲ هفته زمان نیاز دارند. البته تعداد ماژول‌ها، پیچیدگی برنامه‌نویسی، انتقال اطلاعات از سامانه‌های قبلی و نیازهای اختصاصی سازمان میتوانند بر زمان تحویل تأثیر بگذارند.
اگر نیازهای مجموعه با امکانات یک نرم‌افزار آماده یا ماژول‌های قابل توسعه برطرف شود، این روش می‌تواند هزینه و زمان راه‌اندازی را کاهش دهد. برای مثال، سازمان‌هایی که بیشتر به پرتال کارکنان و امکانات مدیریت منابع انسانی (HR) نیاز دارند، میتوانند به‌جای توسعه یک سامانه مستقل، از ماژول‌های OnePlatform استفاده کنند.
دیدگاه‌ها
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است؛ اولین نفر باشید.